Copenwater Persondata/Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi i Copenwater behandler dine personoplysninger, og hvordan vi sikrer en forsvarlig og gennemsigtig behandling af dem. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Den dataansvarlige er:

Copenwater Svømmeklub
Adresse: Amager Strandpark, Øresundsstien 7, 2300 København S
CVR: 36630434
Kontaktperson: den til enhver tid værende formand
Mail: copenwater@outlook.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlems/deltager oplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og email.
• Kontaktoplysninger ifb. med stævne tilmelding til Copenwater sociale arrangementer og stævne aktiviteter.

2) Oplysninger om trænere og ansatte:

Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Andet:

• Brugertrafik på vores elektroniske medier
• Ved alle typer af jobansøgninger, behandler og registrerer vi alene de oplysninger, du selv har givet os, med det formål at vurdere din ansøgning.

 

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
• Online kilder, for eksempel sociale medier, der er offentligt tilgængelige.

 

Vores formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

 

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingent og holdopkrævning.
• Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
• Levering af varer og ydelser du har bestilt.
• Administration af din relation til os.

2) Formål med behandling af oplysninger på trænere og ansatte:

• Håndtering af trænernes og ansattes hverv og pligter i foreningen.
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
• Opfyldelse af lovkrav.
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
• Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen (persondata forordningens artikel 6, stk. 1 (f)), vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af holdtræning, startlister og interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Videregivelse vil kun ske af relevante årsager og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.

Videregivelse af dine personoplysninger

• I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
• Der sker videregivelse af oplysninger om trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
• Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger i op til fem år. Vi opbevarer i øvrigt dine personoplysninger så længe de er relevante og har et sagligt formål. Herefter vil vi alene gemme dine persondata til brug for statistiske og historiske formål i overensstemmelse med persondata forordningens artikel 89. Såfremt vi måtte have et lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål, eksempelvis bogføringsloven, forældelsesloven m.v.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelses tilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi vurderer løbende denne privatlivspolitik og forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Ophavsret

Alt billedmateriale er beskyttet i henhold til lov om ophavsret. Det må ikke downloades, kopieres, reproduceres, distribueres eller på anden måde bearbejdes helt eller delvist, uden skriftlig tilladelse.

Er du i tvivl om, hvordan du må anvende materialet, er du velkommen til at kontakte
copenwater@outlook.dk